5 stappen die jouw organisatie helpen bij het selecteren van CSRD-software

Waar bedrijven al jarenlang ervaring hebben met het opstellen van een financiële jaarrekening, brengt de komst van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) nieuwe uitdagingen met zich mee. Voor een betrouwbaar jaarverslag is het belangrijk dat mensen, processen en systemen samen goed functioneren om aan de verslaggevingsregels te voldoen. Rapporteren over niet-financiële informatie is voor veel bedrijven een nieuw verschijnsel. Dit wordt zichtbaar in bijvoorbeeld het veelal handmatig verzamelen van data de en de onvolwassenheid van interne processen. Om de betrouwbaarheid van de niet-financiële informatie te verhogen en het data verzamelen en rapporteren gemakkelijker te maken, zijn er inmiddels veel (nieuwe) softwareleveranciers die CSRD-software oplossingen aanbieden. CSRD-software kan veel voordelen bieden. Zo helpt het bijvoorbeeld om op een efficiëntere wijze data te verzamelen en de CSRD rapportage-eisen te implementeren, het maakt het mogelijk om de governance-structuur (taken en verantwoordelijkheden) per CSRD-thema in te richten en het facilitieert een periodiek inzicht in de voortgang en realisatie van de CSRD-doelen.

Geloof jij ook in de voordelen die CSRD-software kan bieden maar is het tegelijkertijd een zoektocht om de juiste CSRD-softwareoplossing te kiezen? Volgens onze ervaringen kunnen de volgende 5 stappen jou helpen om tot een goede keuze te komen:

1. Verkrijg tijdig de goedkeuring van het management om software te gaan verkennen
2. Beoordeel het huidige IT-landschap
3. Definieer de behoeften van de organisatie en functionele en technische eisen van de software
4. Verken de verschillende softwareoplossingen
5. Maak een keuze voor de software, koop aan en start zo snel mogelijk met implementeren

Software is duur en vooral ERP-systemen en nieuwe CSRD-software. Daarnaast is software een terugkerende jaarlijkse kostenpost. Daarom is het belangrijk om nieuwe software te bespreken met het Management om goedkeuring op tijd te verkrijgen voor de nieuwe begrotingsronde. Stem ook de inkoopafspraken goed af met Management; wat is het budget? Wie mag het contract tekenen met de nieuwe softwareleverancier? Wat is de frequentie van status updates? In hoeverre wil het Management betrokken zijn bij software demo sessies?

Tip! Bouw een businesscase, inclusief de behoeftes en functionaliteiten, voor de nieuwe software. Sommige softwareleveranciers kunnen hiermee helpen dus maak daar gebruik van. Denk aan de volgende voorbeeldvragen:

• Wat voor software is het? (SaaS/Cloud vs on-premise)
• Wat zijn de totale (terugkerende) kosten; licensing vs implementatie vs onderhoud?
• Is de softwareleverancier kredietwaardig? Hoe lang bestaan ze?
• Welke systemen kunnen eventueel vervangen worden door de nieuwe software?
• Wat is de Return On Investment (ROI) van de nieuwe software; dit kan berekend worden op basis van de automatisering van handmatige processen, het vervangen van andere bestaande software, etc.

Stap 2: Beoordeel het huidige IT-landschap

De CSRD stelt specifieke eisen aan de rapportage van CSRD-data. Een grondige beoordeling van het IT-landschap is noodzakelijk om in kaart te brengen welke CSRD-software je wilt aankopen of (laten) ontwikkelen. Daarnaast helpt het jouw organisatie om strategische investeringsbeslissingen te nemen, inefficiënties te corrigeren en risico’s zoals datalekken te identificeren, wat resulteert in nauwkeurige en betrouwbare CSRD-rapportages.

In praktijk zien wij dat de meeste grote bedrijven gebruik maken van verschillende software voor HR, financiën, begrotingen en belastingen. Daarnaast wordt vaak een ERP-systeem ingezet voor meerdere doeleinden, zoals maandelijkse afsluiting, boekhouding, HR, payroll, inkoop, facturering en recentelijk ook voor het vastleggen van CO2-emissies en andere duurzaamheidsdata. Veel ERP-leveranciers hebben daarom nieuwe modules geïntroduceerd voor CSRD-data of werken aan koppelingen met andere software om CSRD-data te importeren voor rapportagedoeleinden. Naast een ERP-systeem gebruiken grote bedrijven vaak ook een close tool, een reporting tool voor het jaarrekeningproces, en steeds meer tools voor het verzamelen van specifieke CSRD-data en KPI’s.

Tip! Breng het gehele rapportageproces duidelijk in kaart en inventariseer als onderdeel van je CSRD-implementatie de benodigde datapunten en bronnen. Teken dit uit. Identificeer de belangrijkste systemen, de overeenkomsten tussen systemen, en eventuele andere (nieuwe) functionaliteiten van de belangrijkste systemen in gebruik. Beantwoord de vragen: Is het mogelijk om bepaalde (non-key) systemen te vervangen door andere (nieuwe) functionaliteiten van de belangrijkste systemen? Wat zijn de kosten van de verschillende systemen, en andere functionaliteiten?

Stap 3: Definieer de behoeften van de organisatie en functionele en technische eisen van de software

Software kan bedrijven helpen voldoen aan de CSRD-vereisten, zoals het verzamelen en rapporteren van CSRD-data om transparantie en duurzaamheid te bevorderen. Hierbij geldt wel hoe beter de probleemformulering, hoe beter de zoekvraag en hoe beter de uiteindelijke oplossing. Het is daarom belangrijk om goed te bepalen waar de behoefte ligt, zodat ook bepaald kan worden welke functionaliteiten nodig zijn om dit resultaat te behalen. Bijvoorbeeld, als je de KPI ‘Totale energiegebruik van de eigen operaties in Mwh’ wilt berekenen, zal de softwaredata van de energieleverancier moeten kunnen inlezen en verwerken. Voor een dubbele materialiteitsanalyse, is het fijn dat een enquête naar gedefinieerde stakeholders verzonden kan worden en de nieuw ontvangen informatie gemakkelijk weer in de software kan worden ingelezen. Kortom, de behoeften en het gewenste resultaat bepalen de functionaliteiten. Om de behoefte van uw organisatie scherp te krijgen, is het van belang om te omschrijven welk resultaat de software moet leveren in de vorm van functionaliteiten.

De CSRD verplicht bedrijven om over de materiële duurzaamheidsthema’s te rapporteren, rekening houdend met de minimale rapportage-eisen. Dit zorgt veelal voor meer nieuwe (niet-financiële) data zoals: CO2-emissies, trainingsuren van werknemers, ingekochte (circulaire) materialen etc. Deze data moet een bedrijf minimaal jaarlijks verzamelen om over specifieke KPI’s te rapporteren in het duurzaamheidsverslag. Vooruitstrevende bedrijven willen dergelijke data gebruiken om kansen te benutten op de markt door interne rapportages te delen met leidinggevenden. Wij zien in de praktijk dat bijvoorbeeld de KPI’s over energieverbruik en afvalbeheer opgenomen worden in de interne rapportages en leidinggevenden aan de hand hiervan nieuwe initiatieven lanceren om te verduurzamen. Leidinggevenden kunnen ook meer inzicht krijgen in arbeidsomstandigheden en diversiteit binnen hun organisatie. Dit kan leiden tot initiatieven zoals het verbeteren van werkomstandigheden of het bevorderen van inclusiviteit, wat op zijn beurt de reputatie en aantrekkingskracht van het bedrijf kan vergroten.

Tip! Betrek alle relevante collega’s zoals het duurzaamheidsteam, het IT-team, het Finance team en alle andere mensen die potentieel gebruik gaan maken van de software. Gebruik een methode om de behoeftes van de verschillende gebruikers te bepalen. Voor een klant hebben wij recentelijk gebruik gemaakt van de zogenaamde MoSCoW-methode, een manier om prioriteiten te stellen in de benodigde functionaliteten. MoSCoW is een afkorting, waarvan de letters staan voor:

• M – must haves: deze functionaliteiten moeten in het eindresultaat terugkomen, zonder deze eisen is het product niet bruikbaar;
• S – should haves: deze functionaliteiten zijn zeer gewenst, maar zonder is het product wel bruikbaar;
• C – could haves: deze functionaliteiten zullen alleen aan bod komen als er tijd genoeg is;
• W – won’t haves: deze functionaliteiten zullen in dit project niet aan bod komen maar kunnen in de toekomst, bij een vervolgproject, interessant zijn.

Alle must-have functionaliteiten moeten minimaal in de softwareoplossing verwerkt zitten om succesvol te zijn.

N.B. De kleine letters ‘o’ in de afkorting hebben geen betekenis maar maken de afkorting makkelijker te onthouden.

Stap 4: Verken de verschillende softwareoplossingen

In deze stap voer je een “software selectieproces” uit. Dit kun je doen met behulp van de volgende deelstappen:

• Communiceer de vereiste functionaliteiten
• Analyseer de mogelijke softwareleveranciers en bepaal hoeveel je er wilt uitnodigen
• Plan de eerste meeting met de belangrijkste softwareleveranciers
• Plan de demo sessies
• Vraag een offerte aan bij de geselecteerde softwareleveranciers
• Maak een keuze en bespreek de implementatiemogelijkheden en kosten

Communiceer de vereiste functionaliteiten

Het is essentieel om de vereiste functionaliteiten duidelijk te definiëren en te communiceren naar de mogelijke softwareleveranciers voordat je begint met het plannen van de eerste meetings en demo sessies met de softwareleveranciers. Dit zorgt ervoor dat je gericht kunt zoeken naar oplossingen die precies aansluiten bij de behoeften van je organisatie, waardoor je tijd en middelen efficiënt kunt inzetten tijdens je onderzoek.

Analyseer de mogelijke softwareleveranciers en bepaal hoeveel je er wilt uitnodigen

Eerst voer je een “analyse” uit op de mogelijke softwareleveranciers, op basis van beschikbare informatie op de websites van de softwareleveranciers, andere relevante informatiebronnen zoals YouTube en referenties en de benodigde functionaliteiten. Na deze analyse kun je een top-X aantal softwareleveranciers identificeren die je verder wilt spreken.

Plan de eerste meeting met de belangrijkste softwareleveranciers

Na je analyse neem je contact op met de top-X softwareleveranciers die hebt geïdentificeerd om de “eerste meeting” te plannen om de benodigde functionaliteiten verder te bespreken. In de meeting wil je bevestigen of de belangrijkste functionaliteiten (i.e., de “must-haves” en “should-haves”) aanwezig zijn in de software. Vervolgens kun je op basis van de bevestigingen van functionaliteiten en “eerste indruk” belissen welke software je verder wilt zien in een demo. In de praktijk kan je in de eerste meeting al vragen naar een kostenindicatie (om te vergelijken met het budget) en heb je vaak al een indruk of een softwareleverancier een fijne samenwerking kan bieden of niet.

Tip! Het CSRD Collectief houdt zicht op CSRD-softwareoplossingen in de markt. Neem vooral contact op voor inzicht in deze lijst.

Tip! Voorafgaand aan de eerste meeting is het belangrijk om intern goed af te stemmen wie er aanwezig moeten zijn en welke (extra) vragen gesteld moeten worden. Overweeg ook om de softwareleveranciers officieel te laten reageren in een document over hoe zij kunnen voldoen aan de vereiste functionaliteiten.

Plan de demo sessies

Na de eerste meeting moet het mogelijk zijn om een top-3 lijst van softwareleveranciers te definiëren (dit kan per bedrijf verschillen). Hieruit blijkt met wie je verder wilt samenwerken en van wie je verder een demo wilt zien. Spreek van tevoren met de gekozen softwareleveranciers af wat je wilt zien in de demo. Bespreek ook de eventuele nieuwe ontwikkelingen van de software (“de roadmap”). Beoordeel na demo aan de hand van de functionaliteiten en resultaten lijst welke software het beste bij jouw organisatie past.

Tip! Stem intern goed af wie bij de meeting aanwezig moet zijn. Definieer ook een beoordelingsmethodiek om de verschillende softwareoplossingen te toetsen en met elkaar te vergelijken.

Vraag een offerte aan bij de geselecteerde softwareleveranciers

Je hebt de demo’s gezien, dat is mooi! Nu kun je intern beslissen welke softwareleveranciers een offerte mogen indienen. Stem dit ook af met het Procurement team, zodat het juiste proces gevolgd wordt. Het is belangrijk om je overwegingen gedurende het hele softwareselectieproces goed vast te leggen. Neem contact op met de geselecteerde softwareleveranciers en deel deze informatie, zodat zij een passende offerte kunnen opstellen. Zorg ervoor dat de leveranciers duidelijk begrijpen wat je nodig hebt en dat zij transparant zijn over de voorwaarden en prijzen, inclusief eventuele bijkomende kosten (zoals implementatiekosten). Meestal kan de softwareleverancier een referentie call opzetten met een relevante (vergelijkbare) klant. Maak daar gebruik van!

Tip! Beoordeel de offerte samen met iemand van de afdelingen IT, finance, legal, inkoop en het Management. Check ook de kredietwaardigheid van de leveranciers.

Maak een keuze en bespreek de implementatiemogelijkheden en kosten

Beslis intern welke softwareleverancier gekozen wordt en communiceer dit vervolgens aan de softwareleveranciers. Neem contact op met de gekozen softwareleverancier en werk samen om de volgende stappen te bepalen, om te beginnen met het implementatieproces. Tijdens dit proces worden de implementatiemogelijkheden en bijkomende kosten verder besproken. In de praktijk worden vaak twee separate contracten overeengekomen; een contract met de softwareleverancier voor de licentie en een contract voor de implementatie.

Tip! Stem een duidelijke tijdlijn af met de softwareleverancier voor de implementatie om zo snel mogelijk gebruik te kunnen maken van de software. Dit houdt vaak in dat de licentie- en implementatiecontract tegelijkertijd afgesloten dient te worden. De softwareleverancier kan je hierover verder informeren, maar vraag er ook expliciet naar.

Stap 5: Maak een keuze voor de software, koop aan en start zo snel mogelijk met implementeren

Je staat op het punt om software aan te schaffen die net zo cruciaal kan worden als de software voor financiële boekhouding en jaarverslagen. Controleer daarom zorgvuldig of de software aan al je behoeften voldoet.

Tip! Zorg ervoor dat de software kan worden gekoppeld aan de ID-registratie van de ESRS en een XBRL-rapport kan genereren voor het deponeren van informatie bij de KVK. Controleer ook of de EFRAG-lijst met ID’s is doorgenomen om te voorkomen dat KPI’s worden gemeten die niet in de rapportage nodig zijn.

Auteurs: Jonathan Lee (www.reportright.nl) en Marlou Duchâteau

De in deze tekst gepresenteerde meningen en opvattingen zijn die van de auteurs en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs de standpunten of beleid van het CSRD collectief.