In de hele opzet van de corporate sustainability reporting directive (CSRD) spelen de stakeholders, de belanghebbenden, een grote rol. Stakeholder management is cruciaal bij elk groot verandertraject. Maar wat zijn de specifieke kenmerken van stakeholder management bij CSRD implementaties? Daar gaat dit artikel over.

Waarom is het betrekken van belanghebbenden juist bij CSRD belangrijk?

Het simpele antwoord op bovenstaande vraag is dat de CSRD, en de onderliggende european sustainability reporting standards (ESRS), van ondernemingen expliciet vragen om belanghebbenden te raadplegen over de impact. Een onderneming kan niet zelfstandig, op eigen houtje, bedenken wat hun impact op de omgeving is (inside-out). En welke impact omgevingsfactoren, zoals global warming, op hun business model gaan hebben (outside-in). De richtlijn vraagt van bedrijven om hier, bij het uitvoeren van de dubbele materialiteitsanalyse, belanghebbenden uit de hele waardeketen bij te betrekken. Dit dient volgens de CSRD ook te gebeuren bij het due diligence-proces van de onderneming (zie ESRS 1, punt 4). Deze verplichtingen vormen de extrinsieke redenen.

Wat bedrijven intrinsiek zou dienen te motiveren is dat ze veel kunnen leren van hun belanghebbenden. Door goed naar ze te luisteren. Bovendien dat het samen doorlopen van dit proces de relatie met belangrijke ketenpartners kan versterken. Dit heeft dus ook allerlei commerciële voordelen.

Wie zijn belanghebbenden?

De klassieke belanghebbenden van organisaties zijn groepen zoals klanten, medewerkers en leveranciers. Dit zijn de ‘affected stakeholders’, zoals zij worden aangeduid in de CSRD. Wat bijzonder is in de teksten van de richtlijn is dat de natuur expliciet wordt geadresseerd als ‘silent stakeholder’. Dit heeft als consequentie dat ecologische gegevens en gegevens over het behoud van soorten bij de materialiteitsbeoordeling meegenomen dienen te worden.

Een tweede bijzonderheid is dat de gebruikers van duurzaamheidsverklaringen als een belangrijke belanghebbendengroep wordt gezien in de CSRD. Dit zijn zowel zogenaamde primaire gebruikers van financiële verslaggeving (investeerders, kredietverstrekkers en andere crediteuren) als andere gebruikers van duurzaamheidsverklaringen. Onder deze laatste groep vallen onder andere de zakenpartners van de onderneming, vakbonden en sociale partners, niet-gouvernementele organisaties, overheden en academici.

Hoe dien je belanghebbenden erbij te betrekken?

De exacte invulling, van het betrekken van belanghebbenden, wordt in grote mate vrijgehouden door de EU. Net zoals geldt voor veel onderdelen van de CSRD. De EFRAG geeft in haar ‘guidance’ over dit onderwerp aan dat het betrekken van belanghebbenden inhoudt ‘dat er wordt gezocht naar input en feedback om inzicht te krijgen in de zorgen en het bewijsmateriaal van daadwerkelijke of potentiële gevolgen voor mens en milieu die verband houden met de onderneming, van de belanghebbenden die hierdoor zouden kunnen worden getroffen.’

Feedback verzamelen van belanghebbenden kan op talloze manieren. Wat de optimale manier is hangt onder andere af van het aantal belanghebbenden, het belang van de betreffende groep, hun geografische spreiding en de taal die zij spreken. De meeste ondernemingen hebben al diverse manieren waarop ze in contact blijven met hun belanghebbenden. Bijvoorbeeld door middel van enquêtes, klantarena’s of focus groepen. Zoeken jullie aanvullende manieren? Dan zijn websites over het doen van onderzoek interessante inspiratiebronnen. In het bijzonder pagina’s die gaan over dataverzameling. Zie als voorbeeld deze en deze websites.

Wanneer moet je ze betrekken?

Ondernemingen dienen volgens de CSRD jaarlijks te rapporteren over duurzaamheid. Dat zou betekenen dat ook de dubbele materialiteitsanalyse, samen met belanghebbenden, jaarlijks uitgevoerd dient te worden. Echter stelt de EFRAG in hun ‘guidance’ over de materialiteitsanalyse het volgende: ‘Als de onderneming echter in de voorgaande perioden een grondige materialiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en op basis van passend bewijsmateriaal kan concluderen dat de uitkomst van die beoordeling ook op de verslagdatum wordt bevestigd, kan bij het opstellen van de duurzaamheidsverklaring gebruik worden gemaakt van de eerder getrokken conclusies. Dit kan het geval zijn wanneer de onderneming bijvoorbeeld oordeelt dat er geen materiële veranderingen hebben plaatsgevonden in de organisatorische en operationele structuur van de onderneming en dat er geen materiële veranderingen zijn geweest in de externe factoren die nieuwe gevolgen zouden kunnen genereren of bestaande gevolgen kunnen wijzigen. risico’s en kansen of die van invloed kunnen zijn op de relevantie van een specifieke openbaarmaking.’

De meeste ondernemingen hebben frequent contact met hun belangrijkste belanghebbenden. Vanuit de CSRD is dit, voor de materialiteitsanalyse, dus niet automatisch verplicht. Dat hang af van de mate waarin er materiële veranderingen zijn geweest.

En als het nu niet lukt?

Zoals in ESRS 1 staat zijn er situaties denkbaar waarbij het voor ondernemingen erg lastig is om informatie te krijgen van partners uit de waardeketen. Bijvoorbeeld vanwege contractuele zaken of omdat de vragende onderneming te klein is om informatie te verkrijgen van een grote toeleverancier of klant. In dat soort situaties geldt: ‘de onderneming dient de te rapporteren informatie over haar upstream- en downstream-waardeketen in te schatten, door gebruik te maken van alle redelijke en ondersteunende informatie, zoals sectorgemiddelde gegevens en andere proxy’s.’. Belangrijk daarbij is dat duidelijk wordt aangegeven wat de onzekerheden zijn die voortkomen uit die gemiddelden en proxy’s.

Op expeditie met belanghebbenden

Om de informatie-uitwisseling tussen ketenpartners te faciliteren, en om ze van elkaar te laten leren, hebben wij het concept van CSRD Expedities ontwikkeld. Een CSRD Expeditie is een reeks bijeenkomsten waarbij een vaste groep organisaties, gedurende de komende twee jaar, kennis en ervaring met elkaar deelt op het gebied van de implementatie van de CSRD. Samen met de overige deelnemers kunnen de materiële onderwerpen, doelstellingen en kpi’s worden bepaald. Daardoor weten de deelnemers elkaars informatiebehoeften en wordt het verzamelen en uitwisselen van deze informatie versneld. Meer weten over dit concept? Zie dan deze pagina.